Помогите советом в сложившейся ситуации на работе

[lipa1]

Я с перепугу, что опять виноватая растерялась и не пожала ему руку.

У ВАс и с телефоном похоже ведь получилось, и с кофе - "выпадаете" из контекста, не успеваете реагировать на неожиданные события.
Каждый может "растеряться"от неожиданности, но если это случается часто, то выглядит в глазах окружающих Вашей характерной особенностью. И это, конечно, слабое место, над этим стоит поработать.